GTD(Get things Done) 업무의 효율성

머릿속의 복잡한 생각을 정리하고 목표를 달성하는 방법이 궁금한가요? GTD(Get Things Done)는 할 일을 체계적으로 관리해 스트레스를 줄이고 효율성을 높이는 개인 생산성 관리의 혁명적인 방법론으로 알려져 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

어느 날, 당신은 쌓여가는 업무와 끝없는 일정으로 머릿속이 가득 차 고민에 빠지게 됩니다. 무엇을 먼저 시작해야 할지 몰라 우왕좌왕하다 보면 시간은 순식간에 흘러가죠. 이런 혼란 속에서 GTD(Get Things Done)는 간단하면서도 체계적인 업무 관리 방법으로 많은 사람들에게 주목받고 있습니다. 이 글에서는 GTD의 핵심 원칙과 실질적인 적용 방법을 자세히 소개합니다.

 

 

 

 

GTD(Get Things Done)의 정의와 핵심

GTD(Get Things Done)는 미국의 생산성 전문가 데이비드 알렌(David Allen)이 고안한 업무 관리 방법론으로, 개인의 업무 흐름(workflow)을 최적화하여 스트레스를 줄이고 생산성을 높이는 데 초점을 맞추고 있습니다.

 

이 방법론의 철학은 간단합니다.

• 모든 일을 머릿속에서 꺼내 외부 시스템에 기록하고,
• 체계적으로 분류 및 관리하여
• 정확한 타이밍에 필요한 일을 실행하는 것입니다.

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GTD의 5단계 프로세스

1. 수집(Capture) - 머릿속 모든 것을 꺼내라

 

• 떠오르는 모든 생각, 할 일, 아이디어 등을 즉시 외부 시스템에 기록합니다.
• 종이 노트, 스마트폰 앱, 메모 도구 등 무엇이든 사용할 수 있습니다.
• 중요하지 않아 보이는 정보도 포함하여 최대한 많이 기록하는 것이 핵심입니다.
  
  예시) "회의 준비", "다음 주 가족 모임", "보고서 마감 일 확인"

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2. 분류(Clarify) - 행동 가능 여부를 판단하라

 

• 수집한 항목을 하나씩 검토하며 다음 단계로 구체화합니다.
  • 행동 가능: 구체적인 실행 계획(예: "메일 보내기", "회의 자료 작성")
  • 행동 불가능: 보류, 참고 자료, 또는 삭제
• 2분 법칙: 2분 안에 끝낼 수 있는 일은 바로 실행합니다.
• 분류 예시
  • 행동 가능: "화요일까지 보고서 초안 작성"
  • 보류: "프로젝트 아이디어 추가 검토 필요"
  • 참고 자료: "이벤트 기획 관련 기사"

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3. 정리(Organize) - 체계적으로 정돈하라

 

• 분류된 정보를 주제별로 명확히 정리합니다.
  • 프로젝트: 여러 단계가 필요한 작업
  • 다음 행동 목록: 바로 실행 가능한 작업
  • 대기 중 항목: 다른 사람의 피드백이나 진행 상황을 기다리는 일
  • 캘린더: 특정 날짜에 해야 할 일
• 도구 활용 예시
  • 프로젝트 관리: Trello, Asana
  • 일정 관리: Google Calendar

※ 개인적으로 트렐로(Trello)를 쓰고있는데 직관적이고 관리하기 편한 카드형식이라 노션 같은 툴이 어렵다고 느끼시는 분들에게 추천드립니다.

 

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4. 검토(Reflect) - 주기적으로 점검하라

 

• 주간 리뷰(Weekly Review)를 통해 현재 상황과 우선순위를 재조정합니다.
• 주요 질문
  • 중요한 일이 빠져있지는 않은가?
  • 우선순위가 바뀌지는 않았는가?
• 검토 주기
  • 매일: 오늘 해야 할 일 확인
  • 매주: 주간 목표 및 프로젝트 점검

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5. 실행(Engage) - 지금 할 일에 집중하라

 

• 컨텍스트(Context), 시간(Time), 에너지(Energy), 우선순위(Priority)를 기준으로 작업을 실행합니다.
• 큰 프로젝트는 세부적으로 나누어 실현 가능한 작은 단계로 진행합니다.

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GTD 5단계를 이미지 표로 정리하자면,

단계	설명	도구 예시	팁
1. 수집 (Capture)	모든 할 일과 아이디어를 외부 시스템에 기록합니다.	메모 앱, 노트북, 종이 플래너	"생각나는 즉시 기록" 불필요한 정보라도 먼저 적어두세요.
2. 분류 (Clarify)	수집한 정보를 검토하고, 행동 가능 여부를 판단합니다.	Todoist, Notion, Evernote	2분 이내로 끝나는 일은 바로 처리하세요.
3. 정리 (Organize)	구체적인 카테고리로 분류하고, 체계적으로 정돈합니다.	Trello, Google Calendar	프로젝트별, 마감일별로 분류하면 가독성이 좋아집니다.
4. 검토 (Reflect)	주기적으로 진행 상황과 우선순위를 점검합니다.	플래너, 캘린더	주간 리뷰를 매주 일정한 시간에 실행하세요.
5. 실행 (Engage)	현재 가능한 작업에 집중하며 실행에 옮깁니다.	캘린더, 작업 목록	"컨텍스트, 시간, 에너지" 기준으로 최적의 작업부터 선택하세요.

 

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GTD의 정보 흐름 다이어그램으로 간략한 예시를 들면,

 

• 수집
  모든 정보 → 수집함(Inbox)
• 분류
  • 행동 가능 → 다음 행동 목록 또는 캘린더
  • 행동 불가능 → 참고자료 또는 휴지통
• 정리
  각 작업을 주제별, 우선순위별로 구체화
• 검토
  • 주간 리뷰: 할 일 점검 및 정리
  • 일일 리뷰: 당일 우선 작업 확인
• 실행
  정리된 정보 → 지금 해야 할 일 선택 후 실행

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FAQ

Q1. GTD는 누구에게 적합한가요?

• A1. GTD는 일정이 많은 직장인, 학생, 프리랜서 등 누구에게나 적합하며, 특히 복잡한 업무를 다루는 사람들이 효과를 볼 수 있습니다.

Q2. GTD를 처음 시작할 때 가장 중요한 것은 무엇인가요?

• A2. 첫 단계인 수집(Capture)입니다. 모든 일을 머릿속에서 꺼내는 데 집중하세요.

Q3. GTD를 위해 어떤 도구를 사용해야 하나요?

• A3. 초보자는 Google Keep, Trello, Todolist 같은 간단한 앱을 추천합니다. 아날로그 도구를 선호한다면 플래너나 노트를 활용하세요.

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마무리하며..

GTD(Get Things Done)는 단순한 일정 관리 기법이 아닌, 개인의 생산성을 최적화하는 최고의 방법입니다. 처음엔 복잡해 보일 수 있지만, 꾸준히 적용하다 보면 스트레스를 줄이고 목표를 달성하는 데 큰 도움이 됩니다. 더 나은 시간 관리와 목표 달성을 원한다면, GTD를 도입해보세요!💪

 

 

 

 

 

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